La loi n’impose pas aux commerçants de s’équiper d’un logiciel ou système de caisse. En revanche, elle impose que les commerçants équipés de ces logiciels ou systèmes obtiennent une certification de conformité, délivrée par un organisme accrédité ou l’attestation individuelle de l’éditeur pour le logiciel de caisse utilisé. A noter qu’il incombe au professionnel de faire la demande du certificat de conformité à son fournisseur, celle-ci n’étant pas fournie automatiquement avec le logiciel de caisse. Cette certification a pour objectif de prouver que les équipements utilisés respectent les conditions suivantes :
Condition d’inaltérabilité: le logiciel utilisé doit permettre d’enregistrer toutes les données relatives aux règlements sans qu’elles puissent être altérées,
Condition de sécurisation : le logiciel doit être en mesure de sécuriser les données d’origines, toutes modifications éventuelles et pièces justificatives,
Condition de conservation : le logiciel doit enregistrer et clôturer les données sur une période donnée,
Condition d’archivage : le logiciel doit prévoir une période d’archivage où les données sont figées et datées avec un dispositif technique garantissant l’intégrité des informations.
Dans certains cas, les équipements utilisés par les commerçants sont déjà en accord avec la réglementation. Pour ces derniers, une simple mise à jour ainsi qu’un certificat de conformité du fournisseur seront suffisants pour être en conformité avec la loi.
Concernant les logiciels multifonctions (comptabilité/gestion/caisse), seules les fonctions caisse enregistreuse/encaissement, et non l’ensemble du logiciel, devront être certifiées.
Professionnels concernés :
La loi n’impose en aucun cas aux professionnels d’utiliser un logiciel ou un système de caisse. Les commerçants n’en utilisant pas ne sont donc pas concernés par la mesure. Elle concerne par contre tous les commerçants – et plus largement tous les professionnels assujettis à la TVA – qui enregistrent les paiements de leurs clients via une caisse enregistreuse, un logiciel ou un système de caisse, tous secteurs d’activité confondus. Ce dispositif de régulation s’applique aux commerces physiques et e-commerces. Des exceptions ont cependant été prévues dans les cas suivants :
Professionnels réalisant uniquement des opérations commerciales avec d’autres professionnels.
Professionnels réalisant exclusivement des opérations exonérées de TVA.
Professionnels bénéficiant de la franchise en base de TVA.
Professionnels bénéficiant du régime de remboursement forfaitaire de TVA agricole.
Entreprises dont l’intégralité des paiements est réalisée avec l’intermédiation directe d’un établissement de crédit.
Vous êtes concernés par l’obligation de certification si vous utilisez un logiciel ou un système accessible en ligne.
Par ailleurs, le dispositif est également applicable à des équipements comme les outils de mesure réglementés ou distributeurs automatiques lorsque ceux-ci disposent d’une fonction de caisse. Dans ce cas, c’est uniquement la fonction caisse qui devra être certifiée.
Enfin, si vous disposez d’appareils dotés de logiciels de caisse interconnectés, vous devrez les faire certifier séparément.
La direction générale des Finances Publiques (DGFiP), chargée du contrôle du respect de cette obligation, a accompagné en 2018 les entreprises dans la première année de mise en place du dispositif. La diligence des entreprises pour se mettre en conformité sera prise en compte à l’occasion des contrôles. Néanmoins, une amende d’un montant de 7 500€ sera applicable pour les entreprises n’ayant sciemment fait aucune démarche de mise en conformité.
